¿Consecuencias de no depositar las cuentas anuales en plazo?

Estimado Lector,

Recientemente estuve leyendo un artículo en la página de CEPYME sobre la importancia del depósito de cuentas en el sistema tributario español. Teniendo en cuenta el debate surgido al rededor de la fecha límite de presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil para el depósito. Pues me ha parecido interesante ver que consecuencias tiene el no deposito en tiempo de las cuentas anuales.

¿Cuando se produce el cierre registral? ¿Cuando me pueden sancionar?

Para contestar a la pregunta de ¿En que situación se produce el incumplimiento que provoca el cierre registrar? Tenemos que volver a la Resolución de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe pública de 5/06/2020. El cierre del registro se produce si las cuentas no constan depositadas el último día del mes que coincida con el del cierre del ejercicio del año anterior.

Es decir unas cuentas anuaeles que cierren el 31/12/2022, se produciría el cierre registral si no consta al cierre del libro diario del día 31/12/2023.

"La fecha de cierre de la hoja se vincula no a la fecha de aprobación de las cuentas anuales sino a la fecha de cierre del ejercicio, por lo que se computa desde el día anterior al comienzo del plazo para la formulación de las cuentas anuales. Así, para las sociedades que finalizan su ejercicio el día 31 de diciembre de cada año, el cierre de su hoja registral se produce si no consta presentado el depósito de las cuentas anuales correspondiente a cada ejercicio al cierre del libro diario del día 31 de diciembre del año inmediato posterior (vid, entre otras, la Resolución de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública de 22 de abril de 2019)."

La posibilidad de cierre registral está recogida en el artículo 283 de la LSC que veremos a continuación.  En este artículo, se establecen unas excepciones donde, a pesar de haber cierre registral se pueden inscribir algunos documentos como serían, "los títulos relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa."

¿Te pueden sancionar si no depositas las cuentas en el Registro Mercantil? ¿De cuanto es la sanción?

La posibilidad de sanción  y los límites está recogida en el artículo 283 de la Ley de Sociedades de Capital.

La Disposición adicional undécima del Reglamento de Auditoría establece un régimen sancionado para el incumplimiento de la obligación de depositar cuentas anuales. 

Los criterios para determinar el importe de la sanción, que se establecen son:

a) La sanción será del 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad incluida en la última declaración presentada ante la Administración Tributaria, cuyo original deberá aportarse en la tramitación del procedimiento.

b) En caso de no aportar la declaración tributaria citada en la letra anterior, la sanción se establecerá en el 2 por ciento del capital social según los datos obrantes en el Registro Mercantil.

c) En caso de que se aporte la declaración tributaria, y el resultado de aplicar los mencionados porcentajes a la suma de las partidas del activo y ventas fuera mayor que el 2 por ciento del capital social, se cuantificará la sanción en este último reducido en un 10 por ciento.

El artículo 283 de la LSC también establece que,  en el supuesto de que los documentos a que se refiere este capítulo hubiesen sido depositados con anterioridad a la iniciación del procedimiento sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento. Y que las infracciones a que se refiere este artículo prescribirán a los tres años.

La disposición adicional décima del Reglamento de Auditoría establece que podrá encomendarse la gestión y la propuesta de decisión sobre los expedientes sancionadores por incumplimiento del deber de depósito de cuentas a los registradores mercantiles competentes por razón del domicilio del obligado. Esta disposición ha llevado en su momento a las primeras sanciones pro no depositar las cuentas anuales.

¿Tiene alguna consecuencia fiscal?

Pues aquí ha habido un cambio, con la publicación del Real Decreto 249/2023, de 4 de abril, por el que se modifican por el que se modifican diversas normas de carácter tributario, se introducen determinadas consecuencias sobre la falta de depósito en el Registro Mercantil.  Entre estas consecuencias, el mencionado artículo de CEPYME destaca las siguientes que me limito a reproducir:

• "La administración tributaria podrá revocar el Número de Identificación Fiscal (NIF) a la entidad si se incumple durante cuatro ejercicios consecutivos la obligación de depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
  
• Dicha revocación del número de identificación fiscal determinará la baja en los registros de operadores intracomunitarios, entre otros.
• La falta del depósito de cuentas dará lugar al cierre del registro mercantil, aunque la normativa prevé alguna excepción (disolución de la sociedad, revocaciones y dimisiones de cargos y poderes, asientos ordenados por el juez…), en cambio, la revocación del NIF dará lugar al cierre total del registro mercantil salvo que se rehabilite el número de identificación fiscal (Disposición Adicional 6ª de la Ley General Tributaria). El cierre por falta de depósito de cuentas se produce transcurrido un año del cierre del ejercicio sin que se depositen las cuentas correspondientes, mientras que el cierre por revocación del NIF requiere la falta de depósito durante cuatro ejercicios seguidos, presumiendo la inactividad de la sociedad y dando lugar a una especie de “muerte civil” de la misma al no admitir excepción alguna a dicho cierre. Ambas medidas -cierre por falta de depósito de cuentas y cierre por revocación del NIF- permitirán purgar el Registro Mercantil de las llamadas “empresas zombis”. 
• La rehabilitación del NIF solo será posible si se constata la subsanación del incumplimiento de la obligación de depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil."

 Tal como indica el ICAC en su memoria de actividades del año 2022: 

"Las actuaciones disciplinarias desarrolladas en el año 2022 en virtud de la competencia asignada al ICAC por el artículo 283 texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, han consistido en la tramitación de los expedientes administrativos sancionadores por incumplimientos de la obligación de presentar para su depósito en el registro mercantil las cuentas anuales, asistiendo a la Presidencia en la elaboración de los actos de su competencia dictados en dichos expedientes.

El número de expedientes sancionadores en materia de depósito de cuentas resueltos ha ascendido a un total de 300 expedientes, frente a los 165 expedientes resueltos en el ejercicio 2021. El importe de las multas impuestas ha ascendido a 791.770,63 euros."

Actualización 10.05.2024: ¿Cómo solucionar el cierre del Registro Mercantil?

Este artículo se enlazó en Linkedin.  Y un compañero hizo el siguiente comentario: 

"(...)Si me preguntan como asesor, le diré que tras el 30 de julio le presento los 3 exigibles; pero si lo hacemos antes del 30 de este año nos pedirán los 3 exigibles y el actual (que es el ejercicio anterior). Lógicamente la elección del cliente, pero por minimización de costes está claro. No sé si me he explicado bien, espero que se entienda."

Memoria de actuaciones del ICAC 2023

"El número de expedientes sancionadores en materia de depósito de cuentas resuel- tos ha ascendido a un total de 316 expedientes, frente a los 300 expedientes resueltos en el ejercicio 2022. El importe de las multas impuestas ha ascendido a 563.458,94 euros."

Actualización 10.09.2024: Artículo de Sandra Fernández Castaño - ICAC - artículo de lectura obligatoria - muy interesante - diferencia depósito de presentación (referencia interna 1.1.1.52)

Espero que te haya resultado útil. 

Recibe un cordial slaudo.

Ignacio Aguilar.

Preparador examen ROAC.