¿Qué hacemos con la firma de los Administradores? COVID19

Estimado Lector,

Me preguntaban hace unos días que hacíamos con la firma de los administradores, el Real Decreto de estado de alarma permite que los administradores se reunan por video conferencia, pero ¿Como firmarán las cuentas anuales sin poder reunirse físicamente?

Yo propuse que se firmasen con firma digital pero ¿Qué pasa si los administradores no tienen firma digital?

Pues bien el ICJCE recomienda que se recaben las cuentas anuales firmadas, bien de forma manuscrita o bien con la firma digital (que es la solución que en su momento yo proponía), pero nos recuerda a los auditores que la formulación de las cuentas anuales, como la mayor parte de los acuerdos sociales, es un acto que, salvo disposiciones estatutarias, no requiere unanimidad en la decisión. Para aquellas situaciones en las que falte la firma de un consejero por motivos distintos de los de la crisis sanitaria sería recomendable considerar el contenido de la Circular E12/2010.

El ICJCE nos recuerda el contenido de los artículso 37 del Código de Comercio y el artículo 253 del TRLSC.

artículo 37 del Código de Comercio

"1. Las cuentas anuales deberán ser firmadas por las siguientes personas, que responderán de su veracidad: 

1.º Por el propio empresario, si se trata de persona física. 
2.º Por todos los socios ilimitadamente responsables por las deudas sociales. 
3.º Por todos los administradores de las sociedades. 

2. En los supuestos a que se refieren los números 2.º y 3.º del apartado anterior, si faltara la firma de alguna de las personas en ellos indicadas, se señalará en los documentos en que falte, con expresa mención de la causa. 

3. En la antefirma se expresará la fecha en que las cuentas se hubieran formulado."

artículo 253 del TRLSC

"1. Los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión, que incluirá, cuando proceda, el estado de información no financiera, y la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados. 

2. Las cuentas anuales y el informe de gestión, incluido cuando proceda, el estado de información no financiera, deberán ser firmados por todos los administradores. Si faltare la firma de alguno de ellos se señalará en cada uno de los documentos en que falte, con expresa indicación de la causa."

Básicamente lo que propone el ICJCE es:

Que el secretario del consejo de administración deje constancia del acuerdo tomado por el consejo de administración respecto de la formulación de las cuentas anuales, así como de la conformidad con las cuentas de todos los administradores o, en caso contrario, de los reparos expresados.

En los casos en los que falte una firma manuscrita o digital de una parte significativa del consejo en la certificación del secretario (que se considerará evidencia suficiente y adecuada) constará:

 

a) El hecho de la falta de firma de los administradores que la hayan omitido.

b) La causa de esa omisión (que puede ser la crisis sanitaria u otras razones).

c) La conformidad o disconformidad que los administradores hayan manifestado.

 

Entre las pruebas que puede realizar el auditor:

 

a) Recabar el visto bueno del presidente a través de su fima en el certificado o en otro documento de similar naturaleza.

b) Solicitar  informacón sobre los medios utilizados por los administradores para hacer constar su conformidad o disconformidad y el reconocimiento de su identidad por parte del secretario.

c) Cualquier otro pocedimiento que considere oportuno dadas las circunstancias concurrentes (como podría ser la comunicación directa con los administradores de la sociedad o la solicitud de manifestaciones adicionales a la dirección y responsables del gobierno de la entidad).

Recibe un cordial saludo.
Ignacio Aguilar.
Preparador examen ROAC.