Preparación 3: Documentación de la Auditoría (NIA 230)

Estimado Lector,

Con algo de retraso llega esta nueva entrega de las normas internacionales, comentando un tema que es de crucial importancia para la gestión del riesgo del auditor, ya que en la medida en que soportemos nuestras conclusiones adecuadamente, estaremos respondiendo a nuestra responsabilidad como auditores de forma adecuada, de eso trata la "NIA 230".

Normativa local

Normas técnicas de auditoría de carácter general BOICAC 38, Norma Técnica de evidencia de auditoría BOICAC 51.
Destacar en la norma local, el recuento físico de existencias, la indagación sobre litigios y reclamaciones y las inmovilizaciones financieras.
El lector podrá comprobar, que aplicando el sentido común, la evidencia de auditoría no siempre consiste en ver facturas, sino que hay hasta 6 métodos para obtener evidencias, todos igualmente válidos si se aplican razonada y razonablemente.

ISA 230 AUDIT DOCUMENTATION

La norma es muy extensa y contiene información que humildemente creo que no aporta nada a un auditor con un mínimo de experiencia, así que para evitar que el post ocupe 9 folios os dejo el LINK donde podeís bajaros la norma completa y aquí me limito a resumir los puntos de más interés de la norma, que son aquellos que describen situaciones ambiguas o complejas.

¿Cómo debe estar documentado el trabajo?

El auditor debe preparar la documentación de auditoría que sea suficiente para que un auditor con experiencia, que no tenga conocimientos previos de la auditoría realizada, pueda entender, la naturaleza y extensión del trabajo desarrollado, los resultados obtenidos, y las conclusiones alcanzadas sobre los asuntos significativos de la auditoría.

La norma describe requisitos de documentación básicos, como por ejemplo que tenemos que indicar la fecha de realización, de revisión, quien hace y quien revisa el trabajo. Notas sobre documentación de las reuniones que deberíamos tener con el cliente y el equipo, o cosas como que si detectas una inconsistencia con la información obtenida, tienes que explicar como llegas a esa inconsistencia, o que las explicaciones orales hechas por el auditor no son evidencias de auditoría...

¿Qué sucede si obtenemos evidencias adicionales después de haber emitido el informe? (Ver ISA 560 Subsequent Events).

Si, en circunstancias excepcionales, el auditor desarrolla nuevos procedimientos de auditoría, u obtiene nuevas conclusiones después de la fecha del informe, debe documentar, las circunstancias encontradas, los nuevos procedimientos desarrollados, la evidencia obtenida y las conclusiones que ha alcanzado, así como la persona que realiza los cambios y quien las revisa.

Si estos cambios, se producen durante el cierre de la carpeta, y denotan circunstancias que de haberse sabido a la fecha de la emisión del informe habrían llevado a corregir los estados financieros o poner una salvedad de auditoría, deben ser revisados según lo indicado en la ISA 220, y la responsabilidad debe ser tomada por el socio firmante.

Recordemos que el proceso de realización del informe, en sí, no implica la realización de nuevos procedimientos de auditoría, sin embargo si es aceptable realizar determinados procesos durante la fase final de la auditoría como son:

1.- Descartar o reemplazar documentación.
2.- Clasificar la documentación y poner las correspondientes referencias cruzadas.
3.- Firmar y completar los check list relacionados con el proceso de cierre.

Documentación de la evidencia relevante, que se haya discutido antes de la emisión del informe.

¿Qué documento si decido que no voy a cumplir con alguna NIA?

El cumplimiento de la "ISA 230", se complementa con el resto de ISAS, y no limita en ningún caso su aplicación.

Los requisitos que imponen las Normas Internacionales de Auditoría, están pensados para permitir al auditor conseguir los objetivos específicos que recogen las normas, por tanto estos requisitos son relevantes en las circunstancias que particularmente pueda tener el auditor.
La documentación sólo aplica a los requerimientos que son relevantes. Un requerimiento podrá considerarse no relevante según las NIAS en los dos casos siguientes:

a) Cuando toda la ISA no sea relevante (por ejemplo si una entidad no tienen un departamento de auditoría interna, pues la ISA 610 que trata este particular no sería relevante).

b) El requerimiento de ISA tiene una condición concreta y esta en nuestro caso no se da, (por ejemplo, el requerimiento de modificar la opinión de auditoría si existe una imposibilidad de obtener suficiente evidencia para soportar nuestras conclusiones. Si no tenemos ninguna limitación en este sentido, este requerimiento no nos aplica).

Si en circunstancias excepcionales el auditor decide dejar de cumplir un requisito de las NIAS, puede hacerlo explicando como el procedimiento alternativo, obtiene los mismos objetivos y explicando porque deja de cumplir NIAS.

Hablemos de plazos, ¿Cuáles se establecen en la norma?

Después del cierre de la carpeta se haya completado, el auditor no debe borrar o descartar documentación de cualquier naturaleza hasta el fin del “retention period” (ISQC 1). Este periodo normalmente no será inferior a 5 años desde la fecha del informe de auditoría o si procede desde la fecha del informe de auditoría al grupo.

ISQC 1 insta a las firmas para establecer políticas y procedimientos relacionadas con el plazo para cerrar la carpeta de auditoría. Un tiempo límite adecuado, podría ser no más de 60 días después de haber firmado el informe de auditoría.

Documentación de asuntos críticos y aplicación del Juicio profesional

Los juicios entorno a un asunto significativo, puede requerir un análisis de hechos y circunstancias relativas a:

a) Asuntos que incrementan el riesgo tal y como se define en la ISA 315.
b) Resultados de procedimientos de auditoría que indican que los estados financieros podrían estar erróneos en un importe material, o revisar la evaluación inicial del riesgo de error material, así como la respuesta a este riesgo.
c) Circunstancias que provocan que el auditor tenga dificultades en aplicar los procedimientos.
d) Evidencias que podrían concluir en modificación de la opinión o un párrafo de énfasis.

Algunos ejemplos de circunstancias en los que es apropiado prepara documentación relativa al juicio profesional:

- Es razonable cuando una regulación exija que el auditor considere cierta información o factores en el contexto de un encargo particular.
- Las bases para la conclusión de la razonabilidad de áreas o juicios subjetivos, por ejemplo, la razonabilidad de una estimación significativa.
- Las bases para la conclusión del auditor sobre la autenticidad de un documento que el auditor piensa que podría no ser autentico.

El auditor puede estudiar si sería de ayuda un resumen de incidencias con sus correspondientes referencias cruzadas.

Hay que documentar la discusión de los asuntos significativos con la dirección.

Consideraciones específicas para clientes pequeños

La documentación de auditoría para pequeñas entidades es, generalmente, menos extensa para la auditoría de entidades más grandes.

En el caso de una auditoría donde el socio desarrolla todo el trabajo de auditoría, la documentación podría no incluir elementos que podrían haber sido documentados, solamente para informar o instruir a los miembros de un equipo o para proveer evidencia de revisión para otros miembros del equipo. Por ejemplo, no habría discusión de asuntos por parte del equipo. Sin embargo la documentación debería realizarse para que un tercero que no tuviese relación previa con el cliente pudiese entender el trabajo y las conclusiones a las que se ha llegado.

Si se considera eficiente se pueden documentar varios aspectos de la auditoría en un solo papel de trabajo, con referencias cruzadas. Por ejemplo podría ser documentado junto en la auditoría de una entidad pequeña, la comprensión del la entidad, su control interno, la estrategia de auditoría, el plan de auditoría y la materialidad determinada deacuerdo a al ISA 320, el riesgo evaluado, los asuntos significativos detectados durante la auditoría y las conclusiones obtenidas.

Puedes encontrar el índice de todos los posts para preparar NIAS, así como, una edición solvente de las normas internacionales en inglés en el post incial sobre Normas Internacionales de auditoría.

Recibe un cordial saludo.
Ignacio Aguilar.